CasaManager von A bis Z: ein komplettes Verwaltungsjahr

Am Anfang steht der Eigentümer: ein Kontakt mit Name, E-Mail-Adresse und Anschrift, entscheidend ist die Hauptkategorie „Eigentümer“ — ohne sie lässt sich der Kontakt später keinem Gebäude zuordnen. Das Gebäude entsteht über einen vierstufigen Assistenten: Eigentumsverhältnis, Kontenrahmen-Vorlage, Name und Adresse, Eigentümer. Dann folgen die Einheiten, im Beispiel eine Wohnung mit 75 und eine mit 60 Quadratmetern. Die Wohnfläche ist später die Grundlage der Kostenverteilung.

Der Mieter entsteht als Kontakt mit der Hauptkategorie „Mieter“; seine E-Mail-Adresse ist zugleich der spätere Zugang zum Mieterportal. Der Mietvertrag verbindet Einheit, Mieter und Vertragsbeginn und nimmt Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung und Kaution auf. Mit dem Speichern beginnt die Sollstellung: Ab diesem Moment weiß CasaManager, was monatlich geschuldet wird — und prüft später, ob es ankommt.

Beide Wege der planmäßigen Mietentwicklung werden direkt am Vertrag geregelt. Bei der Staffelmiete nach § 557a BGB ist für Wohnraum das gesetzliche Preset voreingestellt: Erhöhungen müssen als Geldbetrag vereinbart sein, Prozentstaffeln sind deshalb gesperrt, und ein Stufenabstand unter zwölf Monaten wird als Verstoß gemeldet. Bei der Indexmiete nach § 557b BGB genügt der Basismonat, den passenden Indexstand löst CasaManager aus den Daten des Statistischen Bundesamts auf. Beides mündet in angelegte Zahlungsänderungen und eine Aufgabe, die rechtzeitig vor jeder Anpassung erinnert.

Zähler hängen immer an einer Einheit. Im Video entsteht ein Kaltwasserzähler über das Formular mit Bezeichnung, Zählernummer und erstem Zählerstand; wer ein Foto des Typenschilds hat, lässt die Daten stattdessen von Casa AI auslesen. Der Verteilerschlüssel entscheidet, wer welchen Anteil einer Kostenposition trägt — hier einer nach Wohnfläche, dessen Anteile CasaManager selbst aus den Quadratmetern rechnet. Ändert sich später eine Fläche, passt sich der Schlüssel an; bei einem Mieterwechsel mitten im Jahr wird tagesgenau getrennt.

Wiederkehrende Leistungen wie Treppenhausreinigung oder Gartenpflege werden einmal in einem Leistungskatalog erfasst, statt in jedem Vertrag neu. Der Hausmeistervertrag verweist auf diesen Katalog und auf den Dienstleister; betreut derselbe Dienstleister mehrere Gebäude, wird der Katalog wiederverwendet. Aus dem Vertrag heraus entsteht direkt eine Bestellung mit Betreff, Empfänger, Betrag und der Leistung als Position. Kommt später die Rechnung, ist der Bezug bereits da.

Ein ganz normales PDF wird hochgeladen, die Texterkennung liest das Dokument, ein Sprachmodell versteht den Inhalt: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Mehrwertsteuer, Kontaktdaten und die einzelnen Positionen mit Preisen. Ist der Absender noch kein Kreditor, wird einer angelegt; bekannte Lieferanten werden zugeordnet, ohne Dubletten zu erzeugen. Danach folgen Buchhaltungskreis, Konto und Verteilerschlüssel — damit landen die Kosten dort, wo sie später umgelegt werden. Alles Erkannte lässt sich vorher korrigieren.

Der Kontoauszug wird als CSV, PDF oder Excel hochgeladen, je nachdem, was die Bank bereitstellt; IBAN, Bank und Kontoinhaber erkennt CasaManager automatisch. „Automatisch zuordnen“ verknüpft die Zahlungen mit den passenden Verträgen und wertet dafür IBAN, Name, Betrag und Verwendungszweck gemeinsam aus. Was sich nicht sicher zuordnen lässt, bleibt offen und wartet auf eine Entscheidung — einmal zugeordnet, merkt sich CasaManager das Muster.

Die Mahnwesen-Übersicht zeigt alle überfälligen Positionen je Mieter zusammengefasst, mit Anzahl der offenen Forderungen und Gesamtbetrag — ohne dass einzelne Verträge geöffnet werden müssen. Der Mahn-Dialog wählt die älteste offene Position vor, die Vorschau zeigt das fertige Schreiben mit Positionen, Frist und Bankverbindung. Nach der Bestätigung geht die Mahnung per E-Mail hinaus, mit PDF im Anhang. CasaManager führt die Stufen von der Zahlungserinnerung bis zur dritten Mahnung und die Historie je Forderung mit.

Aufgaben hängen nicht in einer separaten Liste, sondern direkt am Objekt, um das es geht. Aus einer Vorlage sind Titel, Priorität, Fälligkeit und Kategorie sofort gefüllt. Bei der Zuweisung lässt sich auf „Externer Dienstleister“ umschalten — der Auftrag ist damit unterwegs. Der Dienstleister hat ein eigenes Board im CasaPortal und sieht dort genau die Aufträge, die ihm zugewiesen wurden, und sonst nichts.

Die jährliche Heizungswartung wird mit Titel, Gebäude, Kategorie und Fälligkeit angelegt, die Wiederholung auf jährlich gestellt — danach erinnert CasaManager Jahr für Jahr von selbst. Die Wartung lässt sich direkt einem Dienstleister zuweisen, steht also im Kalender und ist zugleich beauftragt. Erledigte Wartungen bleiben dokumentiert; genau diese Nachweiskette zählt bei der Verkehrssicherungspflicht.

Eine Mieterin meldet sich im CasaPortal an und erstellt ein Ticket mit Ort, Kategorie und kurzer Beschreibung. In der Verwaltung erscheint die Meldung sofort; der Status „In Bearbeitung“ ist im Portal sichtbar. Eine interne Notiz sieht nur das eigene Team, ein öffentlicher Kommentar erscheint im Verlauf des Tickets bei der Mieterin. Beides steht im selben Vorgang, mit unterschiedlicher Sichtbarkeit.

Schreiben entstehen direkt aus dem Vorgang statt außerhalb in der Textverarbeitung. Aus dem Mietvertrag heraus entsteht ein Mieterhöhungsschreiben nach § 558 BGB; Differenz und Prozentsatz rechnet CasaManager mit. Häufig genutzte Absätze wie Schönheitsreparaturen, Tierhaltung oder Staffel- und Indexvereinbarungen liegen als Klauseln bereit und werden an einer Stelle gepflegt. Briefkopf und Logo sind zentral hinterlegt; das fertige PDF landet beim Vorgang und wird mit einem Häkchen für das Portal freigegeben — ohne diese Freigabe sieht der Mieter es nicht.

Über die Auswertung von Zählerfoto und Rechnung hinaus beantwortet Casa AI Fragen in normaler Sprache — etwa nach offenen Forderungen eines Mieters oder nach dem Stand einer Abrechnung. Die Antwort kommt aus den eigenen Daten, mit Verweis auf die passende Stelle in der Anwendung. Auch Bedienfragen werden beantwortet; findet der Assistent nichts im Handbuch, sagt er das, statt einen Klickweg zu erfinden. Die Verarbeitung läuft DSGVO-konform in einem Rechenzentrum in der EU, die Daten werden nicht für das Training von Modellen verwendet.

Am Jahresende laufen die über das Jahr erfassten Betriebskosten zusammen. Schon während der Eingabe einer Position zeigt CasaManager, wie sich der Betrag auf die Einheiten aufteilt — ein falscher Verteilerschlüssel fällt sofort auf, nicht erst im Bescheid. Der Assistent führt in fünf Schritten durch Gebäude und Jahr, Kosten, Einheiten, Adressen und Vorschau. Am Ende entstehen getrennte Abrechnungen: die Eigentümerabrechnung mit allen Kosten, die Mieterabrechnung nur mit den umlagefähigen Positionen.

Der zweite Teil wechselt zu einer Eigentümergemeinschaft mit zwei Eigentümern. Der Unterschied beginnt bei den Stammdaten: Statt Mietern gibt es Eigentümer, und statt Wohnflächen entscheiden Miteigentumsanteile, im Beispiel 600 zu 400 Promille. Diese Anteile sind der Maßstab für fast alles, was folgt — Hausgeld, Rücklagenzuführung, Sonderumlagen und Stimmrechte in der Versammlung.

Der Wirtschaftsplan legt fest, welche Kosten im kommenden Jahr erwartet werden und welches Hausgeld daraus folgt. Positionen wie Verwaltergebühr und Zuführung zur Erhaltungsrücklage werden nach Miteigentumsanteilen verteilt — die Rücklage ist damit fester Bestandteil des Plans. Preissteigerung und Sicherheitspuffer wirken als Stellschrauben auf den Plan. Das Rücklagenkonto zeigt den aktuellen Stand; für größere Maßnahmen kommt die Sonderumlage dazu, deren Zahlungsübersicht die Verteilung nach Anteilen sofort ausweist.

Die Versammlung wird mit Objekt, Titel, Datum, Uhrzeit, Versammlungsart und Format angelegt — Präsenz, hybrid oder virtuell. Ein Tagesordnungspunkt besteht aus Titel, Art und, bei Beschlussanträgen, dem erforderlichen Mehrheitsverhältnis. Während der Versammlung wird das Ergebnis je Punkt erfasst; je nach Gegenstand wird nach Köpfen, nach Miteigentumsanteilen oder nach Objekten abgestimmt, die Anteile kommen aus den Stammdaten. Gefasste Beschlüsse wandern automatisch in die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG, ebenso Umlaufbeschlüsse nach § 23 Abs. 3 WEG.

Damit ist ein komplettes Verwaltungsjahr abgebildet: vom ersten Gebäude über den laufenden Betrieb bis zu Abrechnung und Beschluss, für Mietobjekte wie für Eigentümergemeinschaften. Zu jedem Kapitel gibt es ein eigenes, ausführliches Tutorial.