Instandhaltung, Aufgaben & Wartungen digital organisieren
Zentrale Reparaturabwicklung für Ihre Objekte: Aufgaben und Wartungskalender für die Verwaltung, eine mobile Ansicht für Haustechniker und Portal-Zugänge für externe Dienstleister – mit Foto-Dokumentation an jedem Vorgang.
Reparaturabwicklung gehört in die Objektverwaltung – nicht ins Postfach
In vielen Hausverwaltungen läuft Instandhaltung verteilt: Mängel kommen per Telefon oder E-Mail, Wartungstermine stehen in Excel-Listen, Handwerker werden per Zuruf beauftragt und Nachweise liegen in Fotoalben auf Diensthandys. Bei Rückfragen von Eigentümern oder im Versicherungsfall beginnt die Suche.
CasaManager führt diese Stränge zusammen: Jede Aufgabe und jede Wartung hängt am richtigen Objekt und an der richtigen Einheit, hat einen Verantwortlichen und eine Fälligkeit – und sammelt Fotos, Notizen und Kommentare als lückenlose Historie. Von der Mietermeldung im Portal bis zum Abschlussfoto des Handwerkers bleibt alles in einem System.
Vier Bausteine für die digitale Instandhaltung
Verwaltung, Haustechniker und externe Dienstleister arbeiten im selben System – jeder mit der passenden Sicht.
Aufgabenverwaltung für die Verwaltung
Reparaturen, Mängel und To-dos zentral steuern – statt in E-Mail-Postfächern und Zetteln.
Aufgaben erstellen, priorisieren und Mitarbeitern zuweisen
Listen- und Board-Ansicht mit Filtern nach Status und Priorität
Aufgaben-Vorlagen für wiederkehrende Standardabläufe
Kommentare und Datei-Anhänge direkt an der Aufgabe
Verknüpfung mit Objekt, Einheit, Kontakt, Vertrag oder Rechnung
Wiedervorlage (Snooze) und Benachrichtigung bei überfälligen Aufgaben
Wartungskalender mit Wiederholungen
Prüf- und Wartungstermine im Griff – vom Aufzug bis zur Heizungswartung.
Wiederkehrende Wartungen: monatlich, jährlich oder in bestimmten Monaten
Kalender-Monatsansicht und Listenansicht für alle Wartungstermine
Kategorien wie Elektro, Aufzug/Tor, Lüftung, Garten oder Notfall
Verknüpfung mit Wartungsverträgen
Erinnerung vor Fälligkeit – Standard: 14 Tage im Voraus
Objektübergreifende Wartungen über mehrere Gebäude in einem Eintrag
„Meine Arbeit“ für Haustechniker
Eine eigene, mobile Ansicht für das Technik-Team – mit genau den Rechten, die es braucht.
„Meine Arbeit“: alle zugewiesenen Aufgaben und Wartungen nach Fälligkeit
Einsatzort mit Gebäude, Einheit und Anschrift für die Anfahrt
Erledigt melden mit Abschluss-Notiz – direkt vom Smartphone
Foto-Dokumentation per Handy-Kamera, revisionssicher gespeichert
Kommentare für Rückfragen und Zwischenstände
Weiterleiten an Kollegen, wenn die Zuständigkeit wechselt
Externe Dienstleister einbinden
Handwerker und Wartungsfirmen arbeiten über ihren eigenen Portal-Zugang mit.
Wartungen direkt einem externen Dienstleister-Kontakt zuweisen
Dienstleister-Zugang über das CasaPortal: sieht nur eigene Aufträge
Externe schließen Aufträge ab und laden Fotos zur Dokumentation hoch
Überfälligkeits-Digest je Dienstleister – nur die eigenen Termine
Mieter-Tickets aus dem Portal direkt einem Dienstleister zuweisen
Vom Mangel zur dokumentierten Erledigung
Erfassen & planen
Reparaturaufgaben und Wartungstermine entstehen zentral in CasaManager – mit Objekt- und Einheitsbezug, Priorität und Fälligkeit. Wiederkehrende Wartungen legen Sie einmal an, die Folgetermine erzeugt das System nach Abschluss automatisch.
Zuweisen & erledigen
Interne Haustechniker arbeiten mobil über „Meine Arbeit“, externe Dienstleister über ihren Portal-Zugang. Beide melden Aufträge mit Notiz und Fotos als erledigt – die Verwaltung sieht den Stand in Echtzeit.
Dokumentieren & nachweisen
Fotos, Abschluss-Notizen und Kommentare bleiben revisionssicher am Vorgang. Bei Eigentümerversammlungen, Versicherungsfällen oder Gewährleistungsfragen ist die Historie jeder Maßnahme sofort greifbar.
Foto-Dokumentation, die Bestand hat
Haustechniker und Dienstleister laden Fotos direkt vom Smartphone an den Auftrag – vor, während und nach der Arbeit. Die Nachweise sind bewusst unveränderlich angelegt: Einmal dokumentiert, bleibt dokumentiert. Das schafft Verlässlichkeit gegenüber Eigentümern, Versicherungen und bei Gewährleistungsfragen.
Fotos per Handy-Kamera direkt am Auftrag
Unveränderliche Ablage – kein nachträgliches Löschen im Technik-Bereich
Abschluss-Notizen und Kommentare am Vorgang
Erledigte Arbeiten bleiben sichtbar und nachvollziehbar
Nichts bleibt liegen
Überfällige Aufgaben und Wartungen meldet CasaManager aktiv: sofort bei neuer Überfälligkeit und auf Wunsch als regelmäßiger Digest an die gewünschten Empfänger. Externe Dienstleister erhalten dabei nur ihre eigenen Termine.
Klare Rollen statt Vollzugriff
Haustechniker sehen nur ihren Arbeitsbereich, Dienstleister nur ihre Aufträge. Buchhaltung, Verträge und Stammdaten bleiben der Verwaltung vorbehalten.
FAQ zu Instandhaltung & Wartung
Antworten zu Reparaturabwicklung, Wartungsplanung, Haustechniker-App und Dienstleistern.
Kann ich Objektverwaltung und Reparaturabwicklung zentral in einer Software abwickeln?
Ja. CasaManager verbindet die Objekt- und Einheitenverwaltung mit der Reparatur- und Wartungsabwicklung: Aufgaben und Wartungen sind direkt mit Objekt, Einheit und Kontakt verknüpft, Haustechniker und externe Dienstleister melden Erledigungen samt Fotos zurück. Es braucht kein separates Ticket- oder Handwerker-Tool.
Wie funktioniert die Planung wiederkehrender Wartungen?
Wartungen legen Sie einmalig mit Rhythmus an – monatlich, alle N Monate, jährlich oder in bestimmten Monaten (z. B. März und September), optional mit Enddatum. Nach Abschluss eines Termins erzeugt CasaManager automatisch den Folgetermin. Eine Erinnerung kommt standardmäßig 14 Tage vor Fälligkeit, der Vorlauf ist je Eintrag einstellbar.
Was sieht ein Haustechniker in CasaManager?
Haustechniker haben eine eigene, bewusst reduzierte Ansicht: „Meine Arbeit“ zeigt nur die zugewiesenen Aufgaben und Wartungen mit Einsatzort und Anschrift. Sie melden Aufträge mit Notiz erledigt, laden Fotos per Handy-Kamera hoch, kommentieren Rückfragen und leiten Arbeit bei Bedarf an Kollegen weiter. Zugriff auf Buchhaltung, Verträge oder Stammdaten besteht nicht.
Können externe Handwerker und Dienstleister eingebunden werden?
Ja. Wartungen lassen sich statt einem internen Mitarbeiter einem Dienstleister-Kontakt zuweisen. Über das CasaPortal erhält der Dienstleister einen eigenen Zugang, sieht ausschließlich seine Aufträge, schließt sie ab und lädt Fotos hoch. Auch Mieteranliegen (Tickets) können direkt einem Dienstleister zugewiesen werden.
Wie wird erledigte Arbeit dokumentiert?
Jeder Auftrag sammelt Abschluss-Notizen, Kommentare und Fotos. Die Foto-Dokumentation ist bewusst unveränderlich angelegt – einmal hochgeladene Nachweise können im Technik-Bereich nicht gelöscht werden. So bleibt die Historie für Eigentümer, Versicherungen und Prüfungen nachvollziehbar.
Kostet das Instandhaltungsmodul extra?
Nein. Aufgabenverwaltung, Wartungskalender und der Technik-Bereich für Haustechniker sind – wie alle Kernmodule – in jedem CasaManager-Paket enthalten. Es gibt keine Modul-Aufpreise.
Instandhaltung ohne Zettelwirtschaft
30 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte. Aufgaben, Wartungskalender und Technik-Bereich sind in jedem Paket enthalten.
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