Dokumente & Vorlagen – gestalten wie in der Textverarbeitung
Strukturieren Sie Ihre Dokumente in Ordnern, gestalten Sie Vorlagen in Word-Optik mit Platzhaltern und Klausel-Bibliothek – und geben Sie fertige Schreiben direkt ins Mieter- und Eigentümerportal frei.
Wiederkehrende Schreiben entstehen per Knopfdruck aus Vorlagen, bestehende Word-Dokumente ziehen mit erhaltener Formatierung um, und ganze Bestände sichern Sie als ZIP-Paket mit Ordnerstruktur – etwa für Eigentümer oder den Steuerberater.
Was die Dokumentenverwaltung leistet
Dokumente in Ordnern und Kategorien strukturieren – auch objektübergreifend
Vorlagen-Editor in Word-Optik mit vertrauter Symbolleiste und A4-Seitenansicht
Platzhalter für Namen, Adressen und Beträge – beim Erzeugen automatisch gefüllt
Bestehende Word-Dokumente importieren, die Formatierung bleibt erhalten
Vertragsklauseln in der Bibliothek ablegen und per Klick in Vorlagen einfügen
Dokumente gezielt ins Portal freigeben – mit E-Mail-Zustellung und Gelesen-Status
Ein Ort für alle Schreiben
Mietverträge, Mieterhöhungen, Abrechnungen, Protokolle: Alles entsteht aus Vorlagen mit Ihrem Briefkopf und landet strukturiert am richtigen Objekt, Vertrag oder Kontakt – statt verstreut in Dateiablagen und E-Mail-Postfächern.
Über das Auge-Symbol prüfen Sie jede Vorlage als Vorschau mit Ihrem echten Briefkopf und laden sie als PDF herunter.
Vom leeren Blatt bis zur Portal-Freigabe
Editor, Platzhalter, Klauseln, Import, Freigabe und Export – die Dokumentenverwaltung deckt den kompletten Weg ab.
Vorlagen-Editor in Word-Optik
Gestalten Sie Vorlagen in einem Editor mit vertrauter Symbolleiste und A4-Seitenansicht – Sie sehen direkt, wie das fertige Dokument aussieht. Neue Vorlagen starten im Geschäftsbrief-Format mit Briefkopf, Logo und Kontakt-Fußzeile; für mehr Platz schalten Sie auf Vollbild.
Platzhalter statt Abtippen
Platzhalter für Namen, Adressen oder Beträge fügen Sie als Bausteine in die Vorlage ein. Beim Erzeugen des Dokuments füllt CasaManager sie automatisch mit den echten Daten aus Objekt, Einheit, Vertrag und Kontakt – wiederkehrende Schreiben entstehen per Knopfdruck.
Vertragsklausel-Bibliothek
Häufig genutzte Vertragsklauseln legen Sie einmal in der Bibliothek ab und fügen sie per Klick in Ihre Mietvertrags-Vorlagen ein. Bewährte Standard-Klauseln stehen als Starter-Vorlagen bereit – und aus der Indexmiete-Konfiguration erzeugen Sie die passende Wertsicherungsklausel (§ 557b BGB) direkt in die Bibliothek.
Word-Dokumente importieren
Bestehende Word-Vorlagen importieren Sie direkt in den Editor – die Formatierung bleibt dabei erhalten. Ein Rückgängig-Schritt macht einen Import bei Bedarf wieder rückgängig. So ziehen Ihre bewährten Schreiben ohne Neuaufbau in CasaManager um.
Freigabe ins Portal
Ein Dokument geben Sie gezielt im Portal für Mieter oder Eigentümer frei – auf Wunsch zusätzlich per E-Mail mit PDF-Anhang, der Kommunikationsverlauf wird mitgeführt. Empfänger werden über eine Glocke im Portal aufmerksam, und Sie sehen, wer ein Dokument bereits gelesen hat.
ZIP-Export mit Ordnerstruktur
Ganze Dokumentenbestände laden Sie gebündelt als ZIP-Paket herunter – die angelegte Ordnerstruktur bleibt erhalten. Ideal für die Übergabe an Eigentümer, den Steuerberater oder die eigene Ablage.
So läuft die Dokumentenarbeit in CasaManager
1. Struktur anlegen
Organisieren Sie Dokumente in Ordnern und Kategorien. Ein Dokument lässt sich mehreren Gebäuden zuordnen, ein „Allgemein“-Bereich am Objekt bündelt übergreifende Unterlagen.
2. Vorlage gestalten oder importieren
Gestalten Sie die Vorlage im Word-Optik-Editor mit Platzhaltern und Klauseln aus der Bibliothek – oder importieren Sie ein bestehendes Word-Dokument mit erhaltener Formatierung.
3. Dokument erzeugen & prüfen
Beim Erzeugen füllt CasaManager die Platzhalter mit den echten Daten. Über das Auge-Symbol sehen Sie die Vorschau mit Ihrem echten Briefkopf und laden das Ergebnis als PDF herunter.
4. Freigeben oder übergeben
Geben Sie das Dokument gezielt im Portal frei – mit optionaler E-Mail-Zustellung und Gelesen-Status – oder exportieren Sie ganze Bestände als ZIP-Paket mit Ordnerstruktur.
FAQ zur Dokumentenverwaltung
Antworten zu Vorlagen-Editor, Klausel-Bibliothek, Word-Import und Portal-Freigabe.
Wie organisiert CasaManager Dokumente in der Hausverwaltung?
Dokumente werden in Ordnern und Kategorien strukturiert und den passenden Objekten, Einheiten oder Verträgen zugeordnet. Ein Dokument lässt sich mehreren Gebäuden gleichzeitig zuordnen, und ein „Allgemein“-Bereich am Objekt bündelt übergreifende Unterlagen wie Versicherungspolicen oder Rahmenverträge.
Kann ich eigene Dokumentvorlagen erstellen?
Ja. Der Vorlagen-Editor arbeitet wie eine gewohnte Textverarbeitung: vertraute Symbolleiste, A4-Seitenansicht und Geschäftsbrief-Format mit Briefkopf, Logo und Kontakt-Fußzeile. Platzhalter für Namen, Adressen oder Beträge fügen Sie als Bausteine ein – beim Erzeugen werden sie automatisch mit den echten Daten gefüllt.
Kann ich meine bestehenden Word-Vorlagen weiterverwenden?
Ja. Bestehende Word-Dokumente importieren Sie direkt in den Vorlagen-Editor – die Formatierung bleibt dabei erhalten. Ein Rückgängig-Schritt macht einen Import bei Bedarf wieder rückgängig. So müssen Sie bewährte Schreiben nicht neu aufbauen.
Was ist die Vertragsklausel-Bibliothek?
In der Klausel-Bibliothek legen Sie häufig genutzte Vertragsklauseln einmal ab und fügen sie per Klick in Ihre Mietvertrags-Vorlagen ein. Bewährte Standard-Klauseln stehen als Starter-Vorlagen bereit. Aus der Indexmiete-Konfiguration erzeugen Sie zusätzlich per Klick eine passende Wertsicherungsklausel nach § 557b BGB für Wohnraum oder Gewerbe.
Wie gebe ich Dokumente an Mieter oder Eigentümer frei?
Sie veröffentlichen ein Dokument gezielt im Portal für Mieter oder Eigentümer. Auf Wunsch wird es zusätzlich per E-Mail mit PDF-Anhang zugestellt – der Kommunikationsverlauf wird mitgeführt. Empfänger werden über eine Glocke im Portal auf neue Dokumente aufmerksam gemacht.
Sehe ich, wer ein Dokument gelesen hat?
Ja. Bei ins Portal freigegebenen Dokumenten zeigt CasaManager den Gelesen-Status – Sie sehen, wer ein Dokument bereits geöffnet hat. Das schafft Nachweisbarkeit, etwa bei Abrechnungen oder wichtigen Mitteilungen.
Kann ich Dokumente gesammelt herunterladen?
Ja. Mehrere Dokumente laden Sie gebündelt als ZIP-Paket herunter – die angelegte Ordnerstruktur bleibt dabei erhalten. Das ist ideal für die Übergabe an Eigentümer, den Steuerberater oder die eigene revisionssichere Ablage.
Kann ich die Dokumentenverwaltung kostenlos testen?
Ja. Sie können CasaManager 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen – mit vollem Funktionsumfang inklusive Dokumentenverwaltung, Vorlagen-Editor und Klausel-Bibliothek, ohne Kreditkarte.
Passende Funktionen
So fügt sich die Dokumentenverwaltung in Ihren Verwaltungsalltag ein.
Vertragsmanagement
Wohn- und Gewerbemietverträge zentral führen – mit Vorlagen und Klauseln aus der Bibliothek.
Mehr erfahrenIndexmiete & Wertsicherungsklausel
Aus der Indexmiete-Konfiguration die passende Wertsicherungsklausel (§ 557b BGB) erzeugen.
Mehr erfahrenPreise & Pakete
Alles inklusive – ohne Modul-Aufpreise. Tarife transparent ab 49 €/Monat.
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