Buchhaltung für Hausverwaltungen

CasaManager bringt fertige Kontenrahmen-Vorlagen für Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung (SEV) und WEG-Verwaltung mit – aufgebaut nach der Praxis der Wohnungswirtschaft. Jedes Gebäude kann seinen eigenen Kontenrahmen führen, eigene Konten und eigene Vorlagen lassen sich jederzeit anlegen und auf weitere Gebäude anwenden. Für den Steuerberater sind die DATEV-Kontonummern-Längen einstellbar.

Jedes Gebäude führt einen eigenen Buchungskreis mit eigenen Konten, eigenem Journal und eigener Saldenbilanz. Es gibt keine Datenüberlappung zwischen Objekten. Konsolidierte Auswertungen über mehrere Gebäude sind auf Mandantenebene möglich, ohne dass die Einzelbuchungen vermischt werden.

Ja. CasaManager erzeugt Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format (510), das DATEV direkt importiert. Vor dem Download zeigt eine Validierung, wie viele Buchungen über welche Konten exportiert werden; Personenkonten-Stammdaten (Debitoren/Kreditoren) lassen sich optional mitliefern. Eine Export-Historie mit Datei-Hash hält jeden Export nachvollziehbar fest.

Eine Sollstellung ist die buchhalterische Vorerfassung einer wiederkehrenden Forderung – etwa Hausgeld oder Miete. CasaManager erzeugt Sollstellungen automatisch je Wirtschaftseinheit und Mietvertrag zum vereinbarten Zeitpunkt, ohne manuelle Eingabe. Sollstellungen folgen dem Vertrag, nicht der Einheit: Bei einem Mieterwechsel mitten im Monat wird der Wechselmonat in zwei tagesgenaue Forderungen geteilt, Mahnung und Einzug folgen dem jeweiligen Vertrag. Steht eine Forderung höher als im Vertrag vereinbart, zeigt die Sollstellungsliste das selbst an: „Sollbetrag korrigieren“ setzt sie mit Begründung herab, nur nach unten und nie unter den schon gezahlten Betrag; am Mietvertrag gleicht „Sollstellungen prüfen“ alle Monate auf einmal mit dem Vertrag ab.

Ja. Für Mietverträge mit Option zur Umsatzsteuer hinterlegen Sie den Steuersatz am Vertrag. Die Sollstellungen werden brutto gestellt und weisen Netto, Steuer und Brutto getrennt aus; Liste, OPOS-Bericht und Zahlungszuordnung zeigen die Steuer. Die Faktura bucht auf das Erlös- und das Steuerkonto des jeweiligen Steuersatzes, das Journal löst je Steuersatz auf, und der DATEV-Export weist die enthaltene Steuer aus.

In beide Richtungen: von der Zahlung aus oder von der offenen Forderung aus, für die CasaManager passende Zahlungen vorschlägt – auch direkt aus der Sollstellungsliste. Eine Rechnung lässt sich in Raten zahlen, eine Zahlung auf mehrere Rechnungen aufteilen. Die automatische Zuordnung zeigt zuerst je Sollstellung, was gebucht würde, und bucht erst nach Ihrer Bestätigung; findet sie nichts, nennt sie den Grund. Sollstellungen ohne Bankeingang, etwa bei Barzahlung, gleichen Sie ohne Umweg aus.

Ja. Sie ziehen mehrere Dateien gleichzeitig in den Import, etwa die Auszüge eines ganzen Quartals; CasaManager prüft, ob ein Auszug zum gewählten Konto gehört. Sind die Zahlungen darin schon gebucht – etwa aus einer übernommenen Zahlungshistorie oder von Hand –, zeigt „Zuordnung vorschlagen“ sie als eigene Gruppe „Bereits verbucht – nur der Kontoauszug fehlt“. Ein Knopf hängt den Umsatz als Beleg an die vorhandene Buchung: nichts wird doppelt gebucht, an Beträgen ändert sich nichts, und der Kontoauszug liegt als Beleg an der Buchung (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO).

CSV, CAMT (camt.052 und camt.053 als XML), Excel, JSON oder PDF – unter Banking → Transaktionen → Kontoauszug importieren. Bei CAMT übernimmt CasaManager nur gebuchte Umsätze, vorgemerkte bleiben außen vor. Einen Bankumsatz können Sie im Zuordnungs-Dialog auch direkt auf ein Konto des Kontenplans buchen.

Ja. Aus einem DATEV-Buchungsstapel übernimmt CasaManager Betriebskosten mit einer Zuordnung je Gegenkonto und einer Vorschau vor der Übernahme. Jede Buchungszeile wird nur einmal zur Position – ein zweiter Lauf legt nichts erneut an.

Jede Buchung im Journal verweist auf den auslösenden Beleg, den Bearbeiter, den Zeitstempel und ggf. die Kontierungsregel. Änderungen erzeugen Storno- und Neubuchungen statt stiller Korrekturen. Das Audit-Log ist via Hash-Chain manipulationssicher.

Ja. Jedes Gebäude – ob WEG, Mietobjekt oder gemischte Nutzung – läuft in seinem eigenen Buchungskreis mit eigenem Kontenrahmen. So passt der Kontenplan zur jeweiligen Logik (Hausgeld, Instandhaltungsrücklage, Sonderumlagen für WEG; Mieten, Nebenkostenvorauszahlungen, Kautionen für Mietbestand) ohne Kompromisse.

Ja. Regelmäßige Rechnungen wie das Verwalterhonorar legen Sie einmal als Vorlage an – wahlweise auf Basis eines Vertrags, mit monatlichem, vierteljährlichem, halbjährlichem oder jährlichem Rhythmus. Zu jedem Termin entsteht automatisch eine Entwurfs-Rechnung; versendet wird erst nach Ihrer Prüfung. Vorlagen lassen sich pausieren, etwa bei Leerstand. Auch aus abgeschlossenen Aufträgen erzeugen Sie per Klick eine Rechnung – zur Weiterberechnung an den Eigentümer.

Ja. Manuelle Buchungen mit Soll/Haben-Eingabe sind jederzeit möglich, mit Belegfeld, Kontierungsregelvorschlag und Audit-Log-Eintrag. Eröffnungsbuchungen für den Wechsel von einer anderen Software lassen sich strukturiert importieren.

In den meisten Fällen nicht. Die integrierte FiBu deckt das Tagesgeschäft komplett ab – inklusive Journal, Saldenbilanz, OPOS, Sollstellungen, Zahlläufe und DATEV-Export. Der Steuerberater erhält die fertigen Buchungssätze per Export für den Jahresabschluss.

Offene Posten werden je Debitor (Mieter, Eigentümer) und Kreditor (Lieferant) ausgewiesen, mit Altersanalyse (0–30, 31–60, 61–90, über 90 Tage). Mahnwesen baut direkt darauf auf, Zahlläufe nutzen offene Kreditorenpositionen als Grundlage.