Heizkostenabrechnung mit Techem, ista, Brunata & Co.: Datenaustausch nach bved 3.10 Schritt für Schritt

Die Heizkostenabrechnung entsteht arbeitsteilig. Der Messdienstleister – Techem, ista, Brunata, Minol, Kalo – liest die Zähler ab und verteilt die Kosten verbrauchsabhängig (§ 6 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Die Verwaltung liefert ihm dafür, was er nicht wissen kann: wer wann in welcher Einheit gewohnt hat, wie groß sie ist, was vorausgezahlt wurde und welche Kosten im Jahr angefallen sind. Zurück kommt je Nutzer ein Betrag, der in die Betriebskostenabrechnung gehört.

Ohne Standard läuft dieser Austausch über Portale des Dienstleisters, Excel-Listen oder Papierformulare – und jede Übertragung von Hand ist eine Fehlerquelle: eine vertauschte Wohnungsnummer, ein falscher Einzugstag, eine vergessene Vorauszahlung. Der Fehler fällt erst auf, wenn der Mieter widerspricht.

Der Standard bved 3.10 ersetzt das durch Dateien mit festem Aufbau: eine geht zum Messdienstleister, eine kommt zurück. Beide Seiten lesen sie maschinell. Die Verwaltung tippt nichts ab, und was in der Datei fehlt, fällt beim Einlesen auf – nicht beim Mieter.

Hinter dem Standard steht der bved – Bundesverband für Energie- und Wasserdatenmanagement e. V. Bis zum 15. März 2024 hieß der Verband ARGE HeiWaKo (Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung); in älteren Unterlagen und Softwaremenüs taucht dieser Name noch auf, gemeint ist derselbe Standard.

Der Datenaustausch 3.10 ist ein textbasiertes Format mit Sätzen fester Länge. Jede Zeile ist ein Datensatz eines bestimmten Typs, jede Spalte hat eine feste Position. Das wirkt altmodisch, ist aber der Grund, warum sich Dateien verschiedener Dienstleister und Verwaltungsprogramme seit Jahren ohne Abstimmung austauschen lassen.

Die Vorgängerversion 2.1 transportiert deutlich weniger Angaben. Der Verband empfiehlt den Umstieg auf 3.10 ausdrücklich – unter anderem, weil nur 3.10 die Angaben zur CO2-Kostenaufteilung nach dem CO2KostAufG überträgt, die seit dem Abrechnungsjahr 2023 auf jede Heizkostenabrechnung gehören. Wer heute noch 2.1 liefert oder annimmt, muss die CO2-Aufteilung von Hand nachtragen.

Die Spezifikation spricht von Satzarten und Tabellen. Für die Praxis genügt es, sieben davon zu kennen – und zu wissen, in welche Richtung sie laufen.

Der Messdienstleister kennt Ihre Wohnungen unter eigenen Nummern, den Ordnungsbegriffen. Bevor die erste Datei läuft, muss jede Einheit Ihrer Verwaltung ihrer Nummer beim Dienstleister zugeordnet sein – sonst landet das Ergebnis der Wohnung im 2. OG beim Nutzer im Erdgeschoss.

Die Zuordnung kommt aus der A-Satz-Datei, die der Dienstleister auf Anfrage bereitstellt. Sie enthält je Liegenschaft, Wohnung und Nutzer die Nummern seiner Welt. Eine gute Verwaltungssoftware liest die Datei ein und legt die Zuordnung je Einheit an; von Hand ist das bei zwanzig Einheiten machbar, bei zweihundert nicht mehr.

Wichtig: Fehlt für eine Einheit die Zuordnung, darf das Programm sie nicht still weglassen. Ein Nutzer, der in der Datei fehlt, bekommt keine Heizkostenabrechnung – und merkt es erst, wenn der Nachbar seine hat. Die Zuordnung soll deshalb ausgewiesen werden: „12 von 14 Einheiten zugeordnet, es fehlen …“.

Die Stammdaten (L- und M-Satz) sind der Teil, an dem die meisten Abrechnungen später scheitern, weil er Bewegungsdaten enthält: Wohnzeiträume und Nutzerwechsel. Je Nutzer gehören hinein: Name, Einzugs- und Auszugsdatum im Abrechnungsjahr, die Wohn- oder Nutzfläche, die Vorauszahlungen auf Heizkosten und die Personenzahl, wo sie für Nebenkosten gebraucht wird.

Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums verlangt § 9b Abs. 1 HeizkostenV eine Zwischenablesung der betroffenen Räume; die Verbrauchskosten werden nach ihr aufgeteilt, die übrigen Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b Abs. 2). Der Messdienstleister kann das nur rechnen, wenn er das Wechseldatum kennt – deshalb gehört jeder Wechsel mit Tag in die Datei, nicht nur der aktuelle Nutzer.

Leerstand ist ebenfalls ein Nutzer: die Eigentümerin oder der Vermieter trägt die Kosten der leeren Wohnung. Wer den Leerstand weglässt, verteilt seine Kosten unbemerkt auf die übrigen Mieter.

Ein sinnvoller Bericht zur Datei nennt, was bewusst nicht gesendet wurde – etwa eine Einheit ohne Fläche oder ein Vertrag ohne Einzugsdatum. Dann korrigieren Sie die Stammdaten, bevor die Datei den Dienstleister erreicht.

In die Kosten-Datei (B- und K-Satz) gehören die Kosten, die § 7 Abs. 2 HeizkostenV zum Betrieb der zentralen Heizungsanlage zählt: die verbrauchten Brennstoffe und ihre Lieferung, der zur Wärmeerzeugung verbrauchte Strom und der Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft samt Einstellung durch eine Fachkraft, die Reinigung von Anlage und Betriebsraum, die Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Miete der Verbrauchserfassungsgeräte samt Eichung sowie die Kosten der Berechnung und Aufteilung. Bei Wärmelieferung tritt das Entgelt für die Wärme an die Stelle der Brennstoffkosten (§ 7 Abs. 4).

Brennstoffe werden mit Menge angegeben – Kilowattstunden bei Gas und Wärmepumpenstrom, Liter bei Öl, Kubikmeter bei Pellets oder Flüssiggas – denn der Dienstleister braucht sie für die CO2-Kostenaufteilung und für den Energieausweis der Verbrauchsinformationen.

Die Verteilung selbst gibt die Verordnung vor: Von den Heizkosten sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen (§ 7 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV), bei Warmwasser ebenso, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 8 Abs. 1). Das verbreitete Verhältnis 30 zu 70 ist eine Wahl innerhalb dieses Korridors, kein Gesetzeswert – und es steht als Angabe der Verwaltung in der Datei.

Jede Kostenart trägt einen Schlüssel aus Tabelle K. Ihre Software bildet dafür Ihre Konten – etwa Gas, Wartung Heizung, Schornsteinfeger – auf diese Schlüssel ab. Das geschieht einmal je Buchhaltungskreis und gilt dann für jedes Jahr.

Der D-Satz bringt je Nutzer den Betrag zurück, der in die Betriebskostenabrechnung gehört: Verbrauchs- und Grundkostenanteil für Heizung und Warmwasser, die umgelegten Nebenkosten, die Summe, die geleistete Vorauszahlung und den Saldo. Dazu liefert der Dienstleister das E898-Paket – eine PDF je Nutzer mit seiner Einzelabrechnung und eine Indexdatei, die jede PDF einem Nutzer und einer Dokumentenart zuordnet.

Beim Einlesen zählen drei Prüfungen. Erstens die Summe: Die Beträge aller Nutzer müssen die gesendeten Gesamtkosten ergeben; eine Abweichung heißt, dass Kosten oder Nutzer auf einer Seite fehlen. Zweitens die Nutzer: Jeder Nutzer im Ergebnis braucht einen Mietvertrag oder eine Eigennutzung im Abrechnungsjahr, sonst kann ihm niemand die Abrechnung zustellen. Drittens die Dateien: Zu jeder Zeile der Indexdatei muss die PDF im Paket liegen.

Was eine dieser Prüfungen nicht besteht, darf nicht still übersprungen werden. Eine Zeile mit „Nutzer ohne Vertrag“ ist ärgerlich; ein stumm weggelassener Nutzer ist eine fehlende Abrechnung.

Erst dann wird übernommen: der Betrag je Nutzer als Position in die Betriebskosten, die PDF als Dokument an Objekt und Einheit. Die Betriebskostenabrechnung der Verwaltung weist die Heizkosten dann als Position mit dem Ergebnis des Dienstleisters aus – der Mieter bekommt beide Dokumente und kann sie gegeneinander lesen.

Die Abrechnung über die Vorauszahlungen ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Eine verspätete Heizkostenabrechnung des Dienstleisters entschuldigt nur, wenn die Verwaltung ihre Daten rechtzeitig geliefert hat – der Zeitpunkt der Stammdaten- und Kosten-Datei ist deshalb dokumentiert zu halten.

Bei nicht fernablesbaren Ausstattungen soll das Ableseergebnis dem Nutzer in der Regel innerhalb eines Monats mitgeteilt werden (§ 6 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Bei fernablesbaren Ausstattungen sind seit dem 1. Januar 2022 monatliche Verbrauchsinformationen zu liefern (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV) – auch das läuft in der Praxis über den Messdienstleister.

Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, obwohl die Verordnung es verlangt, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Ein Ergebnis, das für einen Nutzer nur nach Fläche verteilt wurde, weil sein Zähler in den Daten fehlte, ist also nicht nur ungenau, sondern kürzbar.

Die meisten Fehler entstehen an den Übergängen, nicht in der Rechnung des Dienstleisters.

Wer diese sechs Punkte beim Einlesen prüft, hat den Großteil der Rückfragen vom Mieter vorweggenommen.

• • Flächen weichen ab: Der Dienstleister rechnet mit der Fläche aus seiner Anlage, die Verwaltung mit der aus dem Mietvertrag. Vor der ersten Datei einmal abgleichen, danach führt die Stammdaten-Datei.
• • Nutzerwechsel ohne Datum: Der neue Mieter steht in der Datei, der Auszug des alten nicht. Der Dienstleister rechnet dem Neuen das ganze Jahr zu.
• • Leerstand fehlt: Die leere Wohnung ist kein Nutzer in der Datei, ihre Kosten verteilen sich auf die anderen.
• • Kostenart falsch abgebildet: Die Wartung der Heizung läuft unter einem Schlüssel für Nebenkosten und wird nach Fläche statt zu 30/70 verteilt.
• • Alte Version 2.1: Die Datei kommt an, aber ohne CO2-Kostenaufteilung – die muss dann von Hand ergänzt werden.
• • Summe stimmt nicht: Die Ergebnisbeträge ergeben nicht die gesendeten Kosten. Meist fehlt eine Rechnung in der Kosten-Datei oder ein Nutzer im Ergebnis.

CasaManager bildet genau diesen Weg ab – als Dateien, nicht als Live-Verbindung. Unter Finanzen → Messdienstleister legen Sie den Dienstleister mit Ihrer Kundennummer an und wählen den Austausch nach bved 3.10; Zugangsdaten zum Dienstleister braucht es nicht. Die A-Satz-Datei lesen Sie unter Einheiten-Zuordnung ein, jede Einheit bekommt ihre Nummer beim Messdienst, fehlende Zuordnungen stehen als Liste da.

Je Liegenschaft und Jahr erzeugt CasaManager die Stammdaten-Datei aus Ihren Mietverträgen – Nutzer, Wohnzeiträume samt Wechsel, Flächen, Vorauszahlungen – und die Kosten-Datei aus Ihren Betriebskosten, mit Brennstoffmengen in Kilowattstunden, Litern oder Kubikmetern. Die Kostenarten der Tabelle K liegen je Buchhaltungskreis auf Ihren Konten. Ein Bericht zu jeder Datei sagt, was gesendet wurde und was bewusst nicht. Sie laden beide Dateien herunter und stellen sie im Portal Ihres Dienstleisters ein.

Sein Ergebnis laden Sie dort herunter und unter Heizkostenabrechnungen hoch: den D-Satz und das E898-Paket. CasaManager prüft Summen, Nutzer und Dateien, weist jede Auffälligkeit je Zeile aus und übernimmt das Ergebnis mit einem Klick als Position in die Betriebskosten – je Nutzer mit Mietvertrag. Die Einzelabrechnungen landen als Dokumente in der Kategorie Heizkostenabrechnung am Objekt und an der Einheit; ins Portal geben Sie sie wie jedes andere Dokument frei. Liefert ein Dienstleister sein Ergebnis nur als Tabelle, lesen Sie die stattdessen ein.

Der Austausch ist in jedem CasaManager-Paket enthalten, ohne Gebühr je Einheit.