Heizkostenabrechnung 2026: Pflichten, Fristen und Software-Anforderungen

Die Heizkostenabrechnung in Deutschland steht 2026 weiterhin im Zeichen der HeizkostenV-Novelle aus 2021, die die EU-Energieeffizienz-Richtlinie (EED) umgesetzt hat.

Die zentralen Vorgaben:

Für die Ausstattung selbst gilt § 5 HeizkostenV mit eigenen Stichtagen für Neuinstallation, Nachrüstung des Bestands und Smart-Meter-Gateway-Fähigkeit. Sie sind im Beitrag zu den fernablesbaren Zählern im Einzelnen aufgeschlüsselt.

• • Von den Heizkosten sind mindestens 50 % und höchstens 70 % nach erfasstem Verbrauch zu verteilen (§ 7 Abs. 1 S. 1 HeizkostenV). Die verbreitete Einstellung 30 % Grundkosten / 70 % Verbrauchskosten liegt in diesem Korridor, ist aber kein gesetzlich vorgeschriebener Wert
• • In Gebäuden, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung 1994 nicht erfüllen, mit Öl oder Gas beheizt werden und deren freiliegende Verteilleitungen überwiegend gedämmt sind, sind 70 % zwingend (§ 7 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV)
• • Der Restanteil wird bei der Heizung nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum verteilt (§ 7 Abs. 1 S. 5 HeizkostenV)
• • Für Warmwasser gilt derselbe Korridor von 50 bis 70 % (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV), der Restanteil wird dort aber ausschließlich nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt – umbauter Raum ist hier nicht vorgesehen
• • Zur Verbrauchserfassung dürfen nur Geräte verwendet werden, die eichrechtlichen Bestimmungen genügen oder – wo das Eichrecht nicht greift, etwa bei Heizkostenverteilern – von einer sachverständigen Stelle als den anerkannten Regeln der Technik entsprechend bestätigt sind (§ 5 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV)

Seit dem 1. Januar 2022 müssen Hausverwaltungen ihren Mietern und Eigentümern monatliche Verbrauchsinformationen bereitstellen – sofern fernablesbare Messgeräte verbaut sind (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV).

Die monatliche Information verlangt nach § 6a Abs. 2 HeizkostenV genau drei Angaben:

Angaben zum Energieträger und zu Treibhausgasemissionen gehören dagegen nicht in die Monatsinformation, sondern nach § 6a Abs. 3 HeizkostenV zur Abrechnung – die Emissionsangabe zudem nur bei Nutzern, die mit Fernwärme versorgt werden.

Die Information kann digital (per E-Mail, Portal, App) oder physisch übermittelt werden. In der Praxis übernehmen Messdienstleister wie Techem, ista oder Brunata die Bereitstellung – die Verwaltung muss aber den Versandweg und die Dokumentation absichern.

• • Verbrauch des Nutzers im letzten Monat in Kilowattstunden
• • Vergleich mit dem Vormonat und mit demselben Monat des Vorjahres
• • Vergleich mit einem normierten oder durch Vergleichstests ermittelten Durchschnittsnutzer derselben Nutzerkategorie

Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Nebenkostenabrechnung und teilt deren Fristlogik (§ 556 Abs. 3 BGB).

Formal muss die Heizkostenabrechnung mindestens enthalten:

• • Bei Mietverhältnissen: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen – es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (S. 3). Ein Guthaben bleibt in jedem Fall auszuzahlen
• • Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB)
• • Bei WEG: Über die Jahresabrechnung beschließen die Wohnungseigentümer nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 28 Abs. 2 S. 1 WEG); der konkrete Termin folgt aus Verwaltervertrag und Beschlusslage
• • Belegeinsicht: Der Mieter hat auf Verlangen Anspruch auf Einsicht in die Abrechnungsbelege (§ 556 Abs. 4 S. 1 BGB), die elektronisch bereitgestellt werden dürfen (S. 2). Eine gesetzliche Frist für die Einsicht selbst gibt es nicht. In der WEG folgt das Einsichtsrecht aus § 18 Abs. 4 WEG
• • Abrechnungszeitraum und Lieferungsjahr des Energieträgers
• • Gesamtverbrauch und Gesamtkosten
• • Verteilerschlüssel mit prozentualer Aufteilung, etwa 30 % Grundkosten und 70 % Verbrauchskosten
• • Individuellen Verbrauch und Kostenanteil
• • Die Angaben nach § 6a Abs. 3 HeizkostenV, unter anderem den Anteil der eingesetzten Energieträger und den witterungsbereinigten Vorjahresvergleich

Der manuelle Übertrag von Heizkostenabrechnungen aus Papier-PDFs in die Verwaltungssoftware ist eine der häufigsten Fehlerquellen im Verwaltungsalltag. Vertippte Kostenstellen, falsche Schlüsselverteilung oder vergessene Einheiten führen zu Korrekturen und Rückfragen.

Die BVED-Schnittstelle (Bundesverband für Energie- und Wasserdatenmanagement) standardisiert den elektronischen Austausch zwischen Messdienstleister und Hausverwaltungssoftware. Über BVED lassen sich Heizkostenabrechnungen von Techem, ista, Brunata, Kalo, Minol und weiteren Anbietern automatisch importieren – inklusive Verteilerschlüsseln und Einheitendaten.

Das reduziert Fehler, beschleunigt den Abrechnungslauf um Wochen und schafft eine prüfbare Datenkette von der Verbrauchserfassung bis zur Mieterabrechnung.

Eine zeitgemäße Hausverwaltungssoftware deckt 2026 mehr als nur die reine Berechnung ab:

Wichtig: Die Software muss die HeizkostenV-Logik abbilden, nicht nur Excel-Berechnungen ersetzen. Wer hier spart, zahlt bei jeder Betriebsprüfung und bei jeder Klage gegen unklare Abrechnungen drauf.

• • BVED-Import für strukturierte Übernahme von Messdienstdaten
• • Saubere Trennung von WEG-Hausgeld und Mieter-Nebenkosten
• • Konfigurierbare Verteilerschlüssel mit Historie pro Abrechnungsjahr
• • Belegablage mit Verknüpfung zur jeweiligen Position
• • Versand-Logs und Audit-Trail für nachträgliche Prüfungen
• • Schnittstelle zu Mieter-/Eigentümerportal für monatliche Verbrauchsinformationen

CasaManager bietet einen durchgängigen Workflow für die Heizkostenabrechnung:

Damit wird aus einem oft schmerzhaften Jahresprozess ein wiederholbarer Standard-Workflow, dessen Herleitung sich Position für Position nachprüfen lässt.

• • BVED-Schnittstelle inklusive in allen Paketen (kein Aufpreis)
• • Automatischer Import von Techem, ista, Brunata, Kalo, Minol
• • KI-gestützte Zuordnung von Kostenschlüsseln zur Verwaltungslogik
• • Konfigurierbarer Verbrauchsanteil im Korridor des § 7 Abs. 1 HeizkostenV, mit Historie je Abrechnungsjahr
• • Integriertes Mieter-/Eigentümerportal für monatliche Verbrauchsinformationen
• • Lückenlose Dokumentation für Belegeinsicht und Compliance