Mietzahlungen automatisch zuordnen: Bankabgleich mit Kontrolle

Eine Bankanbindung übernimmt Kontoumsätze in die Verwaltung. Danach wird entschieden, welche Forderung eine Zahlung ausgleicht. Diese Trennung verhindert, dass ein plausibler Vorschlag ungeprüft zur Buchung wird.

In CasaManager ist der Kontoabruf verfügbar. Die automatische Zuordnung zeigt eine Vorschau; gebucht wird erst nach Ihrer Bestätigung. Direkte Überweisungen und Lastschriften über diese Verbindung sind noch nicht aktiviert. SEPA-Dateiexport und Einreichung bei der eigenen Bank bleiben möglich.

Verbinden Sie das gewünschte Konto unter Banking → Konten. Wählen Sie die Bank und bestätigen Sie die angebotenen Konten im Bank- beziehungsweise Anbieterdialog. Zugangsdaten gehören ausschließlich dorthin.

Prüfen Sie nach der Rückkehr, ob das richtige Konto sichtbar ist. Beginnen Sie mit einem überschaubaren Zeitraum, etwa dem zuletzt vollständig gebuchten Monat. Beim Wechsel vom Dateiimport zum Abruf kontrollieren Sie Überschneidungen und bereits vorhandene Umsätze.

Vergleichen Sie Absender, Verwendungszweck, Betrag, Einheit und offene Forderung. Ein anderer Absender kann berechtigt sein, etwa wenn ein Angehöriger zahlt. Umgekehrt beweist ein bekannter Nachname keine passende Zahlung.

Prüfen Sie in der Zuordnung insbesondere den Zeitraum und die Beitragsart. Bei einer WEG gehört Hausgeld zur richtigen Eigentümereinheit; es wird nicht allein wegen eines ähnlichen Betrags zu einer Mietzahlung.

Eine Teilzahlung gleicht nur den tatsächlich zugeordneten Betrag aus. Der verbleibende Rest muss sichtbar offen bleiben. Bei einer Zahlung für mehrere Monate oder Forderungen prüfen Sie jede vorgeschlagene Aufteilung.

Wenn die Automatik keinen Vorschlag findet, wählen Sie die passende Forderung selbst. Korrigieren Sie keine Stammdaten, nur damit ein unklarer Eingang automatisch passt. Halten Sie den offenen Klärungspunkt fest und gleichen Sie ihn mit vorhandenen Unterlagen ab.

Öffnen Sie „Automatisch zuordnen“. Prüfen Sie je Sollstellung Zeitraum, Beitragsart, offenen Betrag, vorgesehenen Anteil und verbleibenden Rest. Kontrollieren Sie auch die Summe aller vorgeschlagenen Buchungen.

Bestätigen Sie erst mit „Zuordnung buchen“, wenn die Aufteilung stimmt. Eine uneindeutige Zahlung lassen Sie offen, bis die nötigen Angaben vorliegen. Nach der Buchung prüfen Sie den verbleibenden offenen Betrag im zugehörigen Konto.

Der Kontoabruf liest freigegebene Daten. Er erteilt keinen allgemeinen Auftrag, Geld zu versenden. Die direkte Zahlungsauslösung über die CasaManager-Bankanbindung ist geplant und noch nicht aktiv.

Beim bereits vorhandenen SEPA-Dateiexport prüfen Sie Empfänger, Konto und Beträge und reichen die Datei selbst bei Ihrer Bank ein. Die Erstellung oder der Download einer Zahlungsdatei beweist keine Ausführung. Den tatsächlichen Zahlungseingang beziehungsweise -ausgang prüfen Sie anhand des Kontoumsatzes.

Prüfen Sie zum Monatswechsel zunächst Konto und Abrufzeitraum, dann eindeutige Eingänge und danach die offenen Klärungsfälle. Vergleichen Sie zum Abschluss die verbleibenden offenen Posten mit dem tatsächlichen Zahlungsstand.

Der Nutzen der Automatik liegt im Vorschlag und in der übersichtlichen Prüfung. Unklare Zwecke, Teilbeträge und fehlende Belege bleiben bewusste Entscheidungen der Verwaltung.