Hausverwaltervertrag: Inhalte, Muster und rechtssichere Gestaltung

Bei der Frage „Was ist ein Hausverwaltervertrag?" muss zwischen zwei grundlegend verschiedenen Konstellationen unterschieden werden:

1. WEG-Verwaltervertrag (§ 26 WEG): Vertrag zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft (vertreten durch die Eigentümerversammlung) und dem Verwalter. Geregelt durch das WEG, Bestellung per Beschluss.

2. Mietverwaltervertrag: Vertrag zwischen einzelnem Eigentümer (Vermieter) und Verwalter, klassischer Geschäftsbesorgungsvertrag nach §§ 675, 611 BGB.

Wichtig: Beide Verträge können sich überlappen, wenn ein Verwalter sowohl die WEG als auch das Sondereigentum einzelner Eigentümer (SEV – Sondereigentumsverwaltung) verwaltet. Hier sind klare vertragliche Abgrenzungen unverzichtbar, sonst gibt es Konflikte bei Vergütung, Haftung und Vertretung.

Ein WEG-Verwaltervertrag sollte mindestens folgende Punkte rechtssicher regeln:

• • Vertragsparteien (WEG mit Anschrift, Verwalter mit Anschrift und Berufshaftpflicht)
• • Laufzeit und Beginn (entspricht in der Regel der Bestellungsdauer per Beschluss)
• • Aufgaben (kaufmännische, technische, rechtliche Verwaltung – Umfang explizit definieren)
• • Vergütung (Grundvergütung pro Einheit/Monat, Sondervergütungen, MwSt.)
• • Auslagen und Erstattungen (Porto, Kopien, Reisen)
• • Sondergebühren (z. B. für außerordentliche Versammlungen, Sonderumlagenabrechnung)
• • Kündigung (ordentliche und außerordentliche Kündigungsgründe, Fristen)
• • Berufshaftpflichtversicherung (Mindestdeckung, Nachweis)
• • Datenschutz und Vertraulichkeit (DSGVO-Compliance)
• • Übergabe und Beendigung (was passiert mit Daten, Akten, Bankvollmachten)

Die Verwaltervergütung wird üblicherweise pro Einheit und Monat berechnet (zzgl. MwSt.).

Marktübliche Spannen 2026:

Neben der Grundvergütung sind Sondergebühren üblich für:

Wichtig: Alle Sondergebühren müssen im Vertrag genannt sein, sonst ist die Berechnung im Streitfall nicht durchsetzbar.

• • WEG-Verwaltung: ca. 22–35 € pro Einheit/Monat in kleineren Gemeinschaften, 18–28 € in größeren
• • Mietverwaltung: ca. 25–40 € pro Einheit/Monat, oft höher bei Gewerbe
• • SEV (Sondereigentumsverwaltung): meist 25–45 € pro Einheit/Monat
• • Außerordentliche Eigentümerversammlungen (oft 250–500 € pauschal)
• • Erstellung von Sonderumlagenabrechnungen
• • Begleitung von Großprojekten (z. B. energetische Sanierung)
• • Bearbeitung von gerichtlichen Verfahren
• • Mahnwesen und Inkasso-Übergabe

Bei WEG: Die Bestellungsdauer beträgt maximal 5 Jahre (bei Erstbestellung 3 Jahre nach Begründung der WEG, § 26 Abs. 2 WEG). Eine Verlängerung erfordert einen neuen Beschluss.

Kündigung WEG-Verwalter:

Bei Mietverwaltung:

• • Ordentlich: nicht vorgesehen während der Bestellungsdauer, außer im Vertrag explizit geregelt
• • Außerordentlich: bei wichtigem Grund (z. B. schwerer Vertragsverstoß, Vertrauensverlust) – Beschluss in der Eigentümerversammlung erforderlich
• • Mit der WEG-Reform 2020: Abberufung jederzeit per Beschluss möglich (§ 26 Abs. 3 WEG), Vertrag endet dann spätestens 6 Monate nach Abberufung
• • Frei vereinbare Laufzeit, oft 1–3 Jahre mit Verlängerungsklausel
• • Ordentliche Kündigung mit Frist (häufig 3 Monate zum Quartalsende)
• • Außerordentliche Kündigung bei wichtigem Grund jederzeit

Der Verwalter haftet nach den allgemeinen Regeln (§§ 280 ff. BGB) für schuldhafte Pflichtverletzungen. Die Haftung kann im Vertrag begrenzt werden – aber nur in engen Grenzen:

Pflicht zur Berufshaftpflichtversicherung:

Der Verwalter muss den Versicherungsnachweis auf Verlangen vorlegen. Eine fehlende Berufshaftpflicht ist ein wichtiger Grund zur Abberufung.

• • Ausschluss der Haftung für Vorsatz: unwirksam (§ 276 Abs. 3 BGB)
• • Beschränkung auf grobe Fahrlässigkeit: rechtlich umstritten, oft unwirksam in AGB
• • Summenmäßige Begrenzung: zulässig, sollte aber realistisch sein (mindestens in Höhe der Haftpflichtdeckung)
• • Für WEG-Verwalter ist eine Berufshaftpflicht seit § 26a Abs. 1 WEG verpflichtend
• • Mindestdeckung wird durch Verordnung des Bundesjustizministeriums geregelt
• • Aktuelle Mindestdeckung: 500.000 € für Personen- und Sachschäden, 50.000 € für Vermögensschäden

Vertragsmuster für WEG- und Mietverwaltung sind beim Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV), VDIV und IVD erhältlich. Diese sind aktuell auf die WEG-Reform 2020 angepasst und decken alle relevanten Klauseln ab.

Wichtig bei der Nutzung von Mustern:

CasaManager unterstützt das Vertragsmanagement mit zentraler Verwaltung aller Verwalter- und Dienstleisterverträge, Fristerinnerungen, Versionierung und Verknüpfung zu Buchungen und Abrechnungen. So bleibt nachvollziehbar, welcher Vertrag wann gegolten hat und welche Vergütung dafür gezahlt wurde.

• • Anpassung auf die konkrete Konstellation (Größe der WEG, Gewerbeanteil, Sondereigentum)
• • Klare Bezifferung der Vergütung statt vager Klauseln
• • Anlagen mit Aufgabenkatalog und Sondergebühren
• • Rechtliche Prüfung bei größeren Verträgen empfohlen