Energieausweis in der Hausverwaltung digital erfassen: GEG-Pflichten und Praxis

Das Gebäudeenergiegesetz (GEG) hat zum 1. November 2020 die EnEV, das EEWärmeG und das EnEG abgelöst. Für Hausverwaltungen bündelt das GEG damit alle energetischen Anforderungen an Wohn- und Nichtwohngebäude in einem Gesetz.

Die wichtigsten Vorschriften für Verwalter:

• • § 80 GEG: Pflicht zur Ausstellung eines Energieausweises bei Verkauf, Vermietung, Verpachtung oder Leasing
• • § 87 GEG: Vorlagepflicht gegenüber Kauf- oder Mietinteressenten – spätestens bei der Besichtigung
• • § 85 GEG: Aushangpflicht in Gebäuden mit häufigem Publikumsverkehr und großer Nutzfläche
• • §§ 16 ff. GEG: Inhaltliche Anforderungen an den Ausweis

Es gibt zwei Varianten:

Wann muss es der Bedarfsausweis sein?

In allen anderen Fällen kann frei zwischen Bedarfs- und Verbrauchsausweis gewählt werden. Wichtig: Der Energieausweis ist 10 Jahre gültig – danach muss er erneuert werden.

• • Bedarfsausweis: rechnerische Bewertung des Gebäudes anhand baulicher Eigenschaften (Wärmebedarf, Anlagentechnik, U-Werte).
• • Verbrauchsausweis: Auswertung des tatsächlichen Energieverbrauchs der letzten drei Abrechnungsperioden.
• • Wohngebäude mit bis zu vier Wohnungen, deren Bauantrag vor dem 1. November 1977 gestellt wurde UND die seither nicht auf das Niveau der 1. Wärmeschutzverordnung 1977 modernisiert wurden

Bei Vermietung oder Verkauf ergeben sich für die Hausverwaltung drei konkrete Pflichten:

1. Vorlage spätestens bei der Besichtigung (§ 87 Abs. 1 GEG): unaufgefordert!

2. Übergabe spätestens bei Vertragsabschluss als Kopie oder Original

3. Pflichtangaben im Immobilien-Inserat (§ 87 Abs. 2 GEG):

Fehlende oder unvollständige Angaben werden als Ordnungswidrigkeit nach § 108 GEG geahndet.

• • Art des Ausweises (Bedarf/Verbrauch)
• • End- oder Primärenergiebedarf bzw. -verbrauch
• • Wesentliche Energieträger der Heizung
• • Baujahr des Gebäudes
• • Energieeffizienzklasse (bei Ausstellung nach 1. Mai 2014)

Verstöße gegen GEG-Pflichten sind teuer. Die Bußgeldhöhe richtet sich nach Schwere und Wiederholung:

Häufige Praxisfehler in Hausverwaltungen:

• • Fehlende Vorlage/Übergabe: bis zu 10.000 €
• • Fehlende oder falsche Inseratsangaben: bis zu 10.000 €
• • Aushang nicht ordnungsgemäß: bis zu 10.000 €
• • Aussteller ohne Berechtigung: bis zu 15.000 €
• • Ausweis liegt nicht griffbereit, wenn die Besichtigung spontan stattfindet
• • Ablaufdatum wird nicht überwacht – Ausweis ist seit Jahren nicht mehr gültig
• • Mehrere Versionen im Umlauf, keine eindeutige Quelle
• • Pflichtangaben im Inserat fehlen oder weichen vom Ausweis ab
• • Ausweis ist zentral in einem Aktenordner abgelegt, nicht objektscharf zugeordnet

Der professionelle Ablauf läuft objektscharf und digital:

1. PDF des Energieausweises am Objekt hochladen – nicht in einem zentralen DMS-Ordner.

2. Werte extrahieren: End-/Primärenergie, Energieträger, Baujahr, Effizienzklasse, Gültigkeit. Moderne Hausverwaltungssoftware unterstützt das per OCR – auch für gescannte PDFs und Bilddateien.

3. Übernahme prüfen: Gerade bei gescannten Dokumenten lohnt sich eine Qualitätsanzeige mit sicherer Übernahme-Logik bei unsicheren Treffern.

4. Gültigkeit überwachen: Ablaufdatum mit Erinnerung versehen, damit der Ausweis vor Ablauf neu erstellt wird.

5. Inserats-Pflichtangaben automatisch aus den extrahierten Daten generieren – statt manuell aus PDFs abzutippen.

So wird der Energieausweis von einer „Aktenordner-Aufgabe“ zu einem reproduzierbaren Daten-Workflow mit klarer Quelle.

In CasaManager läuft die Erfassung direkt am Gebäude:

Damit ist die GEG-Pflicht nicht mehr eine Compliance-Last, sondern ein automatisierter Teil des Objektmanagements.

• • Eigener Tab „Energieausweis“ in der Objektseite (`/properties/:id?tab=energy-certificate`).
• • Dokument-Upload mit Drag-and-Drop oder Zwischenablage-Einfügen.
• • Button „Werte extrahieren“ übernimmt die Daten automatisch aus dem hochgeladenen Dokument.
• • Robuste Verarbeitung von gescannten PDFs und Bilddateien – kein sauberes Original nötig.
• • Klare Qualitätsanzeige und sichere Übernahme-Logik bei unsicheren Treffern.
• • Werte werden objektscharf gespeichert und stehen für Inserate, Übergaben und Aushänge zur Verfügung.
• • Workspace-Einstellungen für optionales Feintuning der Extraktion (Einstellungen → Workspace → Energieausweis).