eRechnung in der Hausverwaltung: XRechnung und ZUGFeRD ab 2025 verarbeiten

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 wurde die elektronische Rechnung (eRechnung) für inländische B2B-Umsätze schrittweise zur Pflicht. Geregelt ist das in § 14 UStG. Wichtig: Die Hausverwaltung ist nicht nur Rechnungsempfänger (Handwerker, Versicherungen, Energieversorger), sondern auch Rechnungssteller (Verwaltervergütung, Honorare).

Zentrale Definition: Eine eRechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine PDF-Rechnung ist seit 1. Januar 2025 keine eRechnung mehr im Sinne des Gesetzes.

Der Übergang erfolgt gestaffelt:

Für Hausverwaltungen ist die Empfangspflicht ab 2025 die akute Aufgabe – der Versand kann (mit Zustimmung des Empfängers) noch bis 2027 traditionell laufen.

• • Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen – auch Hausverwaltungen. Jede Verwaltung muss eRechnungen empfangen und verarbeiten können.
• • Bis 31. Dezember 2026: Übergangsphase. Versand von Papier- und nicht-strukturierten elektronischen Rechnungen (PDF) noch erlaubt – mit Zustimmung des Empfängers.
• • Bis 31. Dezember 2027: Verlängerte Übergangsphase für Unternehmen mit ≤ 800.000 € Vorjahresumsatz.
• • Ab 1. Januar 2028: Vollständige Versandpflicht. PDF-Rechnungen entfallen vollständig im B2B.

Zwei Formate erfüllen die Norm EN 16931 und sind damit als eRechnung anerkannt:

Für Hausverwaltungen ist ZUGFeRD pragmatischer, weil das Layout der Rechnung erhalten bleibt – die XML wird im Hintergrund automatisch ausgewertet. XRechnung ist Pflicht, wenn die Hausverwaltung an öffentliche Auftraggeber (z. B. Kommunen) fakturiert.

• • XRechnung: Reiner XML-Standard, von der KoSIT entwickelt. Pflichtformat im öffentlichen Auftraggeber-Kontext. Maschinenlesbar, ohne menschenlesbare Darstellung – braucht ein Viewer-Tool.
• • ZUGFeRD: Hybrides Format. Ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Für den Menschen lesbar wie eine normale PDF, für die Maschine strukturiert auswertbar.

Die typische Hausverwaltung bekommt Rechnungen aus drei Hauptquellen:

Alle drei Gruppen sind seit 2025 berechtigt, eRechnungen zu schicken – ohne dass die Hausverwaltung zustimmen muss. Das heißt:

• • Handwerker, Wartung, Reinigung – meist mittelständische B2B-Anbieter
• • Versorger (Strom, Gas, Wasser) und Versicherungen
• • Eigene Subdienstleister (Hausmeister, Gartenpflege)
• • XML-Dateien (XRechnung) müssen geöffnet, validiert und gebucht werden können.
• • PDF/A-3-Dateien mit XML-Embed (ZUGFeRD) müssen automatisch erkannt und ausgewertet werden – sonst wird die Strukturierung verschenkt.
• • Aufbewahrungspflichten (10 Jahre, GoBD-konform) gelten auch für die XML-Komponente, nicht nur fürs PDF-Layout.

Eine moderne Rechnungsverarbeitung deckt drei Stufen ab:

1. Eingang: Rechnungen kommen per E-Mail (PDF, XRechnung-XML, ZUGFeRD), aus Portalen oder per Upload. Ein zentraler Eingang sammelt alles.

2. Erkennung & Validierung:

3. Buchung: Vorschlag von Buchungskonten aus dem objektspezifischen Kontenplan (Mietverwaltungs-, WEG- oder SEV-Vorlage), Validierung gegen Bestellungen oder Verträge, Verteilung auf Liegenschaften.

Entscheidend ist, dass die XML als revisionssicheres Original gespeichert wird – nicht nur eine konvertierte PDF-Darstellung. Bei Betriebsprüfungen ist die XML das maßgebliche Dokument.

• • XML-Rechnungen werden direkt geparst (Empfänger, Beträge, Steuersätze, Positionen)
• • ZUGFeRD-Rechnungen werden auf eingebettete XML geprüft – wenn vorhanden, wird die XML statt OCR genutzt
• • Klassische PDFs werden weiterhin per OCR ausgewertet (Übergangsphase bis 2028)

CasaManager unterstützt den vollständigen eRechnungs-Workflow:

Damit ist die eRechnungs-Pflicht in der Hausverwaltung nicht mehr Stolperfalle, sondern Effizienzhebel: Statt manueller Erfassung wird ein Großteil der Buchhaltung zum automatisierten Prozess mit menschlicher Freigabe.

• • Stabile OCR/XML-Erkennung: Klassische PDFs werden per OCR, XRechnung-XML und ZUGFeRD-Embeds nativ verarbeitet.
• • Transparenter Wizard: Jede erkannte Position lässt sich vor der Buchung prüfen und korrigieren. Kein Black-Box-Buchen.
• • Zielsteuerung: Erweiterte Logik für Estate-Ziel (Liegenschaft/Gebäude/Buchhaltungskreis) mit klarer Validierung.
• • Vertragsverknüpfung: Wenn die Rechnung sich auf einen Wartungs- oder Versorgungsvertrag bezieht, wird sie automatisch zugeordnet.
• • Liegenschafts-Verteilung: Sammelrechnungen (Hausmeister für mehrere Gebäude) werden mit „Verteilung buchen“ auf alle betroffenen Buchhaltungskreise verteilt – inklusive Master-Buchung.
• • Revisionssichere Ablage: Original-XML und PDF-Darstellung werden gemeinsam aufbewahrt. Hash-Chain-Verkettung garantiert GoBD-konforme Unveränderbarkeit.
• • Wartungs- und Dokumentenflüsse: Stabilere Verzahnung mit Vertrags- und Rechnungsprozessen, transparente PDF-Vorschau auch für XML-Rechnungen.