Kontenrahmen für die Hausverwaltung: WEG, Mietverwaltung und SEV richtig trennen

Generische Kontenrahmen aus dem gewerblichen Mittelstand bilden die Realität einer Hausverwaltung nur unzureichend ab. In der Immobilienverwaltung gelten andere Anforderungen: pro Objekt eine eigene Bücher-Trennung, getrennte Erfassung umlagefähiger und nicht-umlagefähiger Kosten, Rücklagen, Sonderumlagen, Hausgeldsoll und WEG-spezifische Konten.

Wer mit einem generischen Standard-Kontenrahmen arbeitet, baut sich systematisch Probleme ein:

Die Lösung: ein an die Immobilienverwaltung angepasster Kontenrahmen plus ein eigener Buchhaltungskreis pro Liegenschaft – mit getrennten Varianten für Mietverwaltung, WEG und Sondereigentum.

• • Vermischung von Verwaltungs- und Mieterabrechnung
• • fehlende Trennung von Mietverwaltung und WEG-Verwaltung
• • nicht reproduzierbare Kostenverteilung
• • erschwerte Prüfung durch Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Einen gesetzlich vorgeschriebenen Kontenrahmen gibt es weder für Hausverwaltungen noch für Eigentümergemeinschaften. In der Praxis begegnen einem drei Ausgangspunkte:

Wichtig für die WEG: Die Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG ist eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Gebucht wird, was tatsächlich geflossen ist – eine Bilanz braucht die Gemeinschaft nicht. Ergänzt wird sie durch den Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG, der unter anderem den Stand der Erhaltungsrücklage zeigt. Genau diese Dokumente sollte der Kontenplan direkt bedienen.

• • SKR 03 und SKR 04 (DATEV): Die Standardkontenrahmen für kleine und mittlere Unternehmen. Sie passen gut für die Buchhaltung der Hausverwaltung selbst – also für das eigene Unternehmen mit Gehältern, Büromiete und Verwalterhonoraren. Für die Objektbuchhaltung fehlen ihnen Konten wie Hausgeld, Erhaltungsrücklage oder Abrechnungsergebnis.
• • Kontenrahmen der Wohnungswirtschaft (GdW): Der Branchenstandard für bilanzierende Wohnungsunternehmen und Genossenschaften. Er ist auf Jahresabschluss und Bilanz ausgelegt und für eine WEG mit zehn Einheiten deutlich zu groß.
• • Hausverwaltungs-Kontenplan: Ein schlanker, praxisorientierter Kontenplan je Objekt, der die Konten so gliedert, wie Nebenkostenabrechnung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sie brauchen. Das ist der übliche Weg in Hausverwaltungen.

So sieht ein praxistauglicher WEG-Kontenplan aus. Die Tabelle ist ein Auszug aus der WEG-Vorlage, die in CasaManager hinterlegt ist (64 Konten insgesamt). Die Nummern folgen einer verbreiteten Hausverwaltungs-Konvention, nicht SKR 03 oder SKR 04: 1xxx für Geld- und Rücklagenkonten, 4xxx für Kosten, 8xxx für Einnahmen und Abrechnungsergebnis, 9xxx für Vortrag und Abgrenzung.

Die Mietverwaltungs-Vorlage ist schlanker (55 Konten): Statt Hausgeld und Erhaltungsrücklage stehen Mieteinnahmen, Betriebs- und Heizkosten-Vorauszahlungen, Mietkautionen samt Kautionskonto und die Trennung umlagefähiger von nicht umlagefähigen Kosten im Mittelpunkt. Entscheidend ist, dass jede Kostenart in genau einem Konto landet, dessen Umlagefähigkeit nach der Betriebskostenverordnung eindeutig ist – nur dann lässt sich die Nebenkostenabrechnung ohne Nacharbeit erzeugen.

Die SEV-Vorlage ist die umfangreichste (85 Konten), weil der Sondereigentumsverwalter zwei Welten zusammenführt: das Hausgeld, das der Eigentümer an die WEG zahlt, und die Miete, die der Mieter an den Eigentümer zahlt. Dafür gibt es einen eigenen Kontenblock. Nur so lässt sich am Jahresende sauber aufschlüsseln, welcher Teil des Hausgelds auf den Mieter umgelegt werden darf.

Dieselbe Kontonummer kann in den drei Vorlagen etwas anderes bedeuten – das Girokonto 1100 ist bei der WEG das Konto der Gemeinschaft, bei der Mietverwaltung das Konto des jeweiligen Mietobjekts. Deshalb gehört jede Vorlage in einen eigenen Buchhaltungskreis.

In der Praxis greifen Hausverwaltungen je nach Eigentumsverhältnis zu unterschiedlichen Vorlagen. Bewährt haben sich vier Varianten:

In der Praxis gilt: Eine Hausverwaltung hat in der Regel Misch-Bestände – Mietobjekte, WEG-Objekte und SEV-Mandate parallel. Statt einen kombinierten Riesen-Kontenrahmen zu verwenden, ist es sauberer, pro Buchhaltungskreis die jeweils passende Vorlage anzuwenden.

• • Mietverwaltung: Reduziertes Set mit Fokus auf Mieteinnahmen, umlagefähige Betriebskosten, Instandhaltung und nicht-umlagefähige Kosten.
• • WEG-Verwaltung: Eigene Konten für Hausgeld, Erhaltungsrücklage, Sonderumlagen, Beiratsvergütung – mit klarer Trennung zwischen Eigentümer- und Mieterabrechnung.
• • Sondereigentumsverwaltung (SEV): Erweitertes Konten-Set für Verwalter, die im Auftrag einzelner Eigentümer deren Wohnungseinheit innerhalb einer WEG mitverwalten. SEV-Vorlagen sind typischerweise umfangreicher (mehr Konten) als reine Mietverwaltungs-Vorlagen, weil zwei Sphären (WEG-Kosten und Mietverhältnis) sauber zusammenspielen müssen.
• • Übergreifend: Ein generischer Immobilien-Standard, der scope-unabhängig einsetzbar ist – etwa als Ausgangspunkt für eigene Klone und Sonderfälle.

Die strikte buchhalterische Trennung pro Liegenschaft ist GoBD-relevant und juristisch geboten:

Was „eigener Buchhaltungskreis“ konkret heißt:

Das verhindert das klassische „Konten-Spaghetti“, bei dem ein Konto für mehrere Objekte parallel genutzt wird und Auswertungen unmöglich werden.

• • Bei WEG: Die Gemeinschaft ist seit der Reform zum 01.12.2020 voll rechtsfähig (§ 9a WEG), und für jede Gemeinschaft werden ein eigener Wirtschaftsplan und eine eigene Jahresabrechnung aufgestellt (§ 28 WEG) – ihre Bücher müssen getrennt geführt werden.
• • Bei Mietverwaltung: Eigentümer erwarten eine objektscharfe Wirtschaftlichkeitsdarstellung.
• • Steuerlich: Pro Objekt eigene Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz möglich.
• • Eigener Kontenplan pro Liegenschaft – Konten können vom Standard abweichen
• • Eigene fortlaufende Belegnummern und Hash-Chain pro Kreis
• • Eigene Beleg-Sammlung, Auswertungen und Reports

Ein häufiger Fehler: Verwalter passen die System-Vorlage direkt an die eigenen Bedürfnisse an. Das führt zu zwei Problemen:

1. Updates der Software überschreiben die Anpassungen.

2. Andere Buchhaltungskreise erben ungewollt diese Änderungen.

Sauberer Workflow:

So bleibt die Quell-Vorlage versionssicher, während du eigene Hausverwaltungs-Spezifika pflegst – z. B. eine eigene Vorlage für Misch-Objekte mit gewerblicher Anmietung.

• • System-Vorlage als Read-Only behandeln
• • Per Klon-Funktion eine eigene Workspace-Vorlage erzeugen
• • Klon anpassen (Konten hinzufügen, umbenennen, deaktivieren)
• • Geklonte Vorlage auf einzelne Buchhaltungskreise anwenden

Ein praktisches Beispiel: Ein Hausmeister betreut fünf Gebäude einer Hausverwaltung und stellt eine Sammelrechnung. Manuell aufgeteilt entstehen zehn Einzelbuchungen in fünf Buchhaltungskreisen – mit fünffacher Fehlerquelle.

Professioneller Ablauf:

1. Rechnung auf Liegenschafts-Ebene erfassen (Master-Buchung)

2. Verteilungslogik wählen (nach Wohnfläche, MEA, Pauschalanteil)

3. „Verteilung buchen“ legt automatisch die Gegen-Buchungen in jedem betroffenen Buchhaltungskreis an

4. Verrechnungskonten dokumentieren die Cross-Buchung revisionssicher

Vorteil: Bei einer Storno-Buchung werden symmetrisch alle Gegen-Buchungen aufgehoben, die Verteilung lässt sich anschließend wieder neu durchführen. Manueller Aufwand sinkt drastisch – und die Auditierbarkeit bleibt erhalten.

CasaManager bildet diese Anforderungen als durchgängiges System ab:

Für neue Mandanten heißt das: Du startest frei von Vorbelegung und entscheidest pro Gebäude bewusst, welche Kontenstruktur passt – statt mit einem generischen Standard zu arbeiten, der irgendwann an seine Grenzen kommt.

• • Vorlagen-Bibliothek: Branchenspezifische System-Vorlagen für Mietverwaltung, WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung (SEV) sofort einsetzbar – zusätzlich ein scope-übergreifender Immobilien-Standard.
• • Auswahl beim Anlegen: Beim Anlegen eines Gebäudes wählst du nach „Eigentumsverhältnis wählen“ direkt die passende Kontenrahmen-Vorlage – mit Smart-Default (WEG-Vorlage für Teileigentum, Mietverwaltungs-Vorlage für eigene Gebäude, SEV-Vorlage für betreute Sondereigentums-Mandate).
• • Passende Auswahl: Beim Anlegen eines Gebäudes siehst du nur die Vorlagen, die zur gewählten Eigentumsart passen.
• • Workspace-Standard: Eine Vorlage einmal markieren, jedes neue Gebäude bekommt sie automatisch. Per Stern-Button jederzeit umstellbar.
• • Eigene Vorlagen: Eine System-Vorlage lässt sich kopieren und anpassen. Das Original bleibt unverändert, deine Anpassungen werden als eigene Vorlage geführt.
• • Pro Gebäude individuell anpassen: Konten lassen sich pro Buchhaltungskreis abweichend pflegen, ohne die Standard-Vorlage zu verändern.
• • Liegenschafts-Buchhaltung: Cross-Liegenschafts-Rechnungen werden mit „Verteilung buchen“ auf Knopfdruck in alle betroffenen Buchhaltungskreise verteilt – inklusive Master-Buchung und Verrechnungskonten.
• • Nachträglich anwenden: Eine Vorlage lässt sich auch nachträglich auf einen bestehenden Buchhaltungskreis ziehen. Bereits gebuchte Kontonummern bleiben unverändert.
• • GoBD-konforme doppelte Buchhaltung: Fortlaufende Belegnummern, Hash-Chain-Verkettung, vollständiger Audit-Trail, Stornieren statt Löschen.