E-Rechnung und XRechnung für Hausverwaltungen
Empfangspflicht seit 1. Januar 2025, GoBD-konforme Aufbewahrung über zehn Jahre, automatische Erkennung von XRechnung und ZUGFeRD in CasaManager – ohne zusätzliche Software.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Weiterverarbeitung erlaubt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die die Datenstruktur und Pflichtfelder vorgibt. Eine klassische PDF, die per E-Mail verschickt wird, gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im engeren Sinne – sie ist eine sonstige Rechnung.
Für Hausverwaltungen ist das relevant, weil sie zwangsläufig in Geschäftsverkehr mit Handwerkern, Versorgern, Dienstleistern und Lieferanten stehen. All diese Eingangsrechnungen werden in den kommenden Jahren überwiegend als E-Rechnung eintreffen – insbesondere als XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML).
CasaManager unterstützt beide Formate vollständig und ergänzt sie um eine KI-Rechnungsverarbeitung für klassische PDFs, die während der Übergangsfristen weiter im Umlauf sein werden. Verwalter müssen sich um die Formaterkennung also nicht selbst kümmern.
XRechnung vs. ZUGFeRD
Beide Formate erfüllen die EN 16931 – sie unterscheiden sich vor allem in der Lesbarkeit für Menschen und dem typischen Einsatzfeld.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Datei-Format | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Menschlich lesbar | Nur mit Viewer (XML-Rohformat) | Ja, PDF-Layer wie gewohnt |
| Maschinell auswertbar | Ja, strukturiert nach EN 16931 | Ja, XML im PDF-Container |
| Typische Nutzung | Pflicht bei B2G (öffentliche Auftraggeber) | Verbreitet im B2B-Geschäftsverkehr |
| Aufbewahrung | 10 Jahre, GoBD-konform | 10 Jahre, GoBD-konform |
Pflichten 2025 bis 2028
Die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht erfolgt gestaffelt – hier die wichtigsten Stichdaten für Hausverwaltungen.
Empfangspflicht für alle Unternehmen
Jedes inländische Unternehmen – auch Hausverwaltungen – muss E-Rechnungen empfangen können. Eine reine PDF-Rechnung ohne XML gilt seitdem nicht mehr als E-Rechnung im engeren Sinne.
Übergangsfrist beim Versand
Für den Versand dürfen Unternehmen weiterhin sonstige Rechnungen (z. B. PDF) versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Die Frist gilt für alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz.
Verlängerte Übergangsfrist für kleinere Unternehmen
Für Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Frist beim Versand um ein Jahr. Auch hier bleibt der Empfang der E-Rechnung ab 2025 verpflichtend.
Vollständige Pflicht zur E-Rechnung
Spätestens ab 2028 sind E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäftsverkehr verpflichtend – im Versand wie im Empfang. PDF-Rechnungen ohne XML-Anteil sind dann nicht mehr zulässig.
Verarbeitung in CasaManager
Von der Erkennung über das XML-Parsing bis zur revisionssicheren Ablage – ohne dass der Verwalter die Formate händisch unterscheiden muss.
Automatische Erkennung
CasaManager erkennt eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen automatisch am Dateityp und Inhalt. Eine manuelle Vorklassifizierung ist nicht nötig.
Strukturiertes XML-Parsing
Die strukturierten XML-Daten werden ausgelesen und auf Felder wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit gemappt – ohne manuelle Erfassung.
OCR-Fallback für Sonstiges
Wenn statt einer E-Rechnung eine klassische PDF eingeht, übernimmt die KI-Rechnungsverarbeitung mit OCR. So bleibt der Workflow einheitlich, unabhängig vom Format.
Revisionssichere Ablage
Originaldatei und ausgelesene Daten werden GoBD-konform abgelegt. Änderungen sind nicht möglich, jede Verarbeitungsstufe wird protokolliert und ist über zehn Jahre nachvollziehbar.
10 Jahre GoBD-konform aufbewahren
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie klassische Rechnungen – nur dass die Anforderungen an die Originalform deutlich strenger sind. Wer eine XRechnung lediglich ausdruckt und ablegt, erfüllt die Pflicht nicht. CasaManager bildet die Anforderungen technisch ab.
10 Jahre Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO – beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres
Originaldatei in ursprünglicher Form sichern (XML bei XRechnung, PDF/A-3 bei ZUGFeRD)
Unveränderbarkeit nach GoBD – keine nachträgliche Bearbeitung der Originaldatei
Maschinelle Auswertbarkeit muss erhalten bleiben – kein Ausdruck reicht aus
Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist
Audit-Trail über alle Verarbeitungsschritte: Empfang, Prüfung, Buchung, Zahlung
Rechtsgrundlagen
Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 147 AO (Abgabenordnung). Die GoBD konkretisieren die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Die E-Rechnungspflicht selbst ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz, das die EU-Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung in deutsches Recht überführt.
Fristbeginn
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine im Januar 2025 ausgestellte Rechnung ist also bis Ende 2035 nachweisbar aufzubewahren.
FAQ zu E-Rechnung & XRechnung
Antworten zu Formaten, Fristen, Aufbewahrung und Verarbeitung in CasaManager.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisiert weiterverarbeiten lässt. Eine reine PDF-Rechnung ohne strukturierten XML-Anteil gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im engeren Sinne, sondern als sonstige Rechnung. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei, die maschinell auswertbar, aber für Menschen ohne Viewer schwer lesbar ist. Sie wird vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern eingesetzt. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML – also gleichzeitig lesbar für Menschen und maschinell auswertbar. Beide Formate erfüllen die Anforderungen der EN 16931 und sind im Geschäftsverkehr zulässig.
Müssen Hausverwaltungen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen – einschließlich Hausverwaltungen – E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Verpflichtung zum Versand ist demgegenüber gestaffelt und kommt in den Folgejahren vollständig zum Tragen, spätestens 2028.
Bis wann gelten die Übergangsfristen für den Versand?
Beim Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen sonstige Rechnungen (z. B. PDF) mit Zustimmung des Empfängers weiterhin versendet werden. Für Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäftsverkehr verbindlich.
Wie verarbeitet CasaManager E-Rechnungen?
CasaManager erkennt eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen automatisch und liest die strukturierten XML-Daten aus. Felder wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit werden direkt gemappt – ohne manuelle Erfassung. Für klassische PDF-Rechnungen übernimmt parallel die KI-Rechnungsverarbeitung mit OCR.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 147 AO zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Aufbewahrt werden muss die Originaldatei im ursprünglichen Format – also die XML-Datei der XRechnung bzw. die PDF/A-3-Datei der ZUGFeRD-Rechnung, inklusive eingebettetem XML. Ein Ausdruck genügt nicht.
Was bedeutet GoBD-konforme Aufbewahrung in diesem Kontext?
GoBD-konform bedeutet, dass die Originaldatei unveränderbar gespeichert wird, jeder Verarbeitungsschritt protokolliert ist und die maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleibt. CasaManager bildet diese Anforderungen mit revisionssicherer Ablage, Versionierung und Audit-Trail technisch ab.
Was passiert, wenn ein Lieferant noch eine PDF-Rechnung schickt?
Innerhalb der Übergangsfristen ist eine PDF mit Zustimmung weiterhin zulässig. CasaManager verarbeitet auch klassische PDFs über die KI-Rechnungsverarbeitung mit OCR und ordnet sie sauber Lieferanten, Konten und Vorgängen zu. So bleibt der Workflow während der Übergangsphase einheitlich, unabhängig davon, ob ein Lieferant bereits auf XRechnung oder ZUGFeRD umgestellt hat.
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